Społecznie wrażliwy biznes, który dyktuje trendy w zakresie zrównoważonego rozwoju
Branża budowlana
O firmie
„Grinda” jest to spółką Urzędu Miasta Wilna, która prowadzi 18 różnych rodzajów działalności i działa 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Spektrum prac jest niezwykle szerokie: od remontu ulic, budowy i eksploatacji sieci kanalizacyjnych powierzchniowych, po urządzanie publicznych plaż czy opiekę nad bezdomnymi zwierzętami.
Wszechstronność działalności pozwala na efektywne wykorzystanie posiadanych zdolności i szybkie zorganizowanie prac porządkowych w mieście oraz likwidację różnych sytuacji kryzysowych na terenie miasta Wilna.
Rozwiązanie
Dlaczego powstała potrzeba korzystania z takiej usługi?
Ponieważ obszary działalności firmy są niezwykle wrażliwe społecznie, bardzo ważna jest sprawna codzienna praca i jej ciągłość dla różnych grup społecznych. Aby to zapewnić, konieczna jest efektywna komunikacja pomiędzy jednostkami firmy oraz sprawne zarządzanie wszystkimi procesami operacyjnymi. Jednak ocena nowych realiów rynku pracy – specyfiki pracy hybrydowej, potrzeba „trzymania pulsu” nad poprawnością i legalnością dokumentów będących w obiegu w odległych jednostkach wzrasta kilkukrotnie, zatem posiadane środki są już niewystarczające. W celu przyspieszenia procesu podpisywania umów i innych ważnych dokumentów wdrożyliśmy rozwiązanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego Mark Sign.
Być może były prowadzone obliczenia, ile kosztów udało się zaoszczędzić dzięki digitalizacji procesów biznesowych?
Oczywiście obserwujemy zmiany geopolityczne i klimatyczne, dlatego ograniczamy zużycie surowców energetycznych i papieru do drukowania w naszej działalności – po wdrożeniu w firmie programu „no paper” uniknęliśmy przesyłania umów pocztą czy podpisywania dokumentów poprzez stawienie się w biurze. Jednak równie ważne jest zarządzanie kosztami niematerialnymi – dzięki podpisywaniu kwalifikowanym podpisem elektronicznym czas poświęcony na podpisywanie dokumentów uległ skróceniu z 7 dni do kilku godzin.
Platforma Mark Sign pozwala nam i naszym klientom usprawnić nasze działania – dla obu stron podpisywanie dokumentów stało się prostsze i szybsze, choćby dlatego, że skrócił się czas obiegu dokumentów.”
– Laura Basijokaitė-Vitanienė, dyrektor Departamentu Administracyjnego Grinda.
Jakie inne rozwiązania promujące zrównoważony rozwój wdrożyliście w swojej firmie?
Grinda działa zgodnie z normą ISO 14001, która sama w sobie obliguje nas do odpowiedzialnego postępowania i stosowania się do zaleceń zrównoważonego rozwoju, dlatego nikogo nie zadziwimy stwierdzeniem, że w produkcji ponownie wykorzystujemy materiały i surowce wtórne: asfalt i wyroby betonowe kruszymy do wymaganej frakcji i wykorzystujemy je do remontu ulic, ponadto sortujemy i odpowiedzialnie utylizujemy inne materiały powstające w produkcji i w gospodarstwie domowym, których nie można poddać recyklingowi.
Nawiasem mówiąc, Grinda jako pierwsza na Litwie zainstalowała elektrownię słoneczną na dachu budynku produkcyjnego bez wsparcia ze strony państwa i funduszy strukturalnych, a do pracy w mieście wykorzystuje samochód elektryczny – w przyszłości planujemy mieć ich więcej.
Korzyści
Cena
Po konsultacjach rynkowych wybraliśmy ekonomicznie najkorzystniejszą ofertę.
Szybkość
Podpisanie kwalifikowanym podpisem elektronicznym zajmuje tylko kilka minut, co jest dużą zaletą przy pracy z dużą ilością dokumentów.
Komfort
Istnieje możliwość podglądu podpisanych dokumentów w czasie rzeczywistym i została wyeliminowana możliwość ich „zgubienia”.
